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MIGUEL COCCO

Os 5 passos essenciais para fazer acontecer

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Produtividade. Essa palavra tão usada no meio empresarial. Já reparou que há pessoas que parecem fazer tudo a horas, nunca falham nos prazos e ainda conseguem tomar café pelo meio… e outras que parecem estar constantemente no meio do caos, assoberbadas de trabalho? Isso é a produtividade. Ser produtivo não significa fazer mais, mas sim aproveitar melhor o tempo. Tem a ver com mindfulness,estar presente, naquele momento, a executar aquela tarefa, sem preocupações. A maioria das pessoas não sofre com o excesso e volume de tarefas que tem de fazer, mas com as distrações que as impedem de conseguir concretizar essas tarefas em tempo útil. Não sente muitas vezes que tem tanta coisa em que pensar, tem milhões de coisas para fazer, e quando olha para o relógio ao final do dia pensa que não fez metade daquilo que gostava de ter feito?

GTD é o acrónimo para Getting Things Done – qualquer coisa se traduzíssemos literalmente, como “fazer com que as coisas fiquem feitas”- ou, usando as nossas palavras, a arte de fazer acontecer. Esta metodologia de produtividade criada por David Allen, que trabalha com produtividade há mais de 30 anos defende que, para conseguirmos concretizar tarefas, temos de definir prioridades e compartimentar o nosso trabalho.

Conseguir fazer, conseguir delegar, é frequentemente uma tarefa hercúlea para quem tem um negócio, quem tem uma equipa, ou quem tem tantos assuntos para tratar diariamente que fica um pouco perdido e chega ao fim do dia sugado de energia. O método GTD pretende tornar-nos mais produtivos. Não é fazer mais, é rentabilizar mais o tempo.

Muitas pessoas têm tanta coisa para gerir que acabam por se distrair, por tentar apagar vários incêndios ao mesmo tempo, deixando que os vários assuntos fiquem em chamas porque, por melhor “bombeiro” que seja, é apenas um ser humano.

A técnica desenvolvida pelo especialista em produtividade David Allen baseia-se em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:

1 – Capturar

Tirar da cabeça todas as coisas que tem para fazer e passá-las para uma lista física.Pegue na caneta, no computador ou no telemóvel e anote o que estiver na sua mente. Essa primeira lista é a “Caixa de Entrada”. O que deve estar na Caixa de Entrada? Tudo! Todas as suas obrigações, atividades, tarefas, projetos, objetivos, locais que quer conhecer, ideias – tudo o que requer a sua atenção. Isso vai permitir tirar o que está na sua cabeça e, com isso, ganhar mais tranquilidade.

2 – Processar

Analisar cada tarefa com foco e atenção para decidir quais delas requerem ação. Vaiolhar para cada um dos itens que capturou e decidir o que fazer com eles. Aqueles que não requerem ação imediata e que só pôs na lista por entusiasmo, vai colocar numa nova lista de médio/longo prazo. Para os itens que requerem ação, vai ter duas opções. Os que requerem menos de dois minutos, faça já e elimine-os de uma vez da lista. Os que requerem mais de dois minutos, tem de decidir o que fazer com eles: delegar a tarefa à pessoa responsável, agendar a realização para um dia e horário específicos ou, se a tarefa for muito complexa, transformá-la num projeto. Projetos são tarefas que não se conseguem fazer de uma só vez, por isso tem de os dividir em ações menores para não correr o risco de ficar frustrado por não conseguir concluir.

3 – Organizar

Ter as listas organizadas para poder consultá-las em qualquer altura. Pode organizar as suas tarefas de acordo com o contexto de cada uma delas: trabalho, vida pessoal, lazer… vai tornar tudo mais claro. Já tem mesmo várias aplicações, algumas delas gratuitas, para fazer listas, organizar tarefas e fazer mapas mentais, como o WorkFlowy, o Google Keep, o Pocket, o MindMeister, o SimpleMind ou o Evernote, entre muitos outros.

4 – Reavaliar

Analisar para atualizar as informações e obter uma visão em perspetiva. Faça uma revisão periódica — diária ou semanal — de todas as suas tarefas, compromissos e projetos. Reavalie as prioridades, acrescente as novas obrigações e confirme como estão as tarefas que delegou.

5 – Executar

Fazer com a convicção que, naquele momento, aquela é a coisa mais importante que devia estar a fazer, com a tranquilidade de saber que o que não está a fazer está sob controlo.

Sempre que estiver prestes a executar, deve analisar o contexto, o tempo disponível e, por último, a sua energia e nível de atenção.

Por exemplo: se tiver 20 minutos antes de entrar numa reunião, vou analisar em que contexto estou (por exemplo, estou ao computador), o tempo que tenho disponível (20 minutos) e o meu nível de energia (fraco, pois falta pouco tempo para a reunião e estou um pouco ansioso). Isso direciona a execução de qualquer tarefa. Não vou iniciar uma tarefa que a priori demore mais de 20 minutos, senão vou ter de interromper a meio para ir para a reunião. Também não vou trabalhar em algo que exija demasiada concentração, pois o meu foco está neste momento na reunião.

O GTD rege-se muito pelo conceito “mind like water” – mente como água. É uma analogia que vem das artes marciais que se refere à capacidade de ter tudo sob controlo e que, se as coisas saírem dos eixos, permite voltar a organizar-se.

Os 3 tipos de atividades no nosso dia a dia

Atividades não planeadas : são imprevistos ou urgências, mas também pode ser aquela vontade que tem de parar tudo para ir jogar uma partida de ténis

Atividades pré-definidas: são as coisas que estão na sua agenda. Quanto mais oleado estiver o seu sistema, maior a sua possibilidade de negociar prioridades ou ter controlo sobre onde está a investir o seu tempo.

Atividades a serem definidas: que é basicamente o tempo que passa a organizar as suas listas e a coletar novas informações.

No fundo, o método GTD alivia a sua “memória RAM” para aumentar a capacidade de foco e concentração.

Nós sabemos que o dia a dia de um líder, de um empresário, de um gestor, pode ser muito stressante. Às vezes, basta ganharmos algumas competências de organização, ter novas aprendizagens para conseguirmos rentabilizar de forma incrível a nossa produtividade.

Aprender a mergulhar em cada tarefa sem pensar nas outras é meio caminho andado para conseguir progredir muito mais. Muitas vezes, acabamos por demorar duas horas a fazer uma tarefa que por si só demoraria meia-hora porque entretanto atendemos uma chamada, fomos às redes sociais e ainda respondemos a alguns e-mails. Essa dispersão reduz a produtividade e torna o seu dia muito mais stressante. Uma das formas de compartimentar as suas tarefas é dividi-las em blocos de tempo, que podem ser mais ou menos longos consoante o seu tipo de trabalho e a sua capacidade de concentração. Se criar esse compromisso consigo – de agarrar uma tarefa de cada vez – verá que ao final do dia terá concretizado muito mais tarefas porque não terá passado o dia a tentar apagar vários incêndios, correndo de um lado para o outro. Conseguirá lembrar-se de todos os seus compromissos, vai sentir-se menos sobrecarregado, vai melhorar a sua organização, minimizar a procrastinação e a ansiedade, ou seja ser muito mais produtivo.

Se trabalhar em casa, garanto que os blocos de tempo vão revolucionar a sua rotina diária. Pode até aplicar esta estratégia à organização da sua vida pessoal, verá como o dia parece crescer!

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Miguel Cocco

Sobre

Miguel Cocco

Autor dos best sellers, Mude a sua vida com auto Hipnose e Emagreça com poder da mente.
Miguel Cocco elaborou 2 guias de grande eficiência para a descoberta do nosso potencial interior.

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