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MIGUEL COCCO

As 5 dicas para aprender a definir prioridades

O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”, dizia o presidente norte-americano Dwight Eisenhower. Muitas vezes, no meio de tanta coisas para fazer – agendar, definir, delegar – é difícil sobretudo definir prioridades e perceber aquilo que realmente é importante e aquilo que pode esperar.

Como definir o grau de importância e de urgência das tarefas pendentes? A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta eficaz para definir ordens de prioridades e, consequentemente, aumentar a concentração, o foco e a produtividade.

Na realidade, tanto pode ser aplicada numa multinacional como numa pequena empresa, na sua vida profissional como nos seus afazeres pessoais.

Existem muitas ferramentas de negócios em forma de matriz para o planeamento estratégico e o desenvolvimento de novos projetos, mas esta é incrivelmente simples e visual.

Mostro-lhe aqui o esquema porque é algo que pode facilmente fazer em casa, com uma caneta e um papel, para fazer uma lista num instante, sem precisar de qualquer software ou aplicação.

A Matriz de Eisenhower é atribuída a Dwight Eisenhower, que foi general do exército americano antes de ser presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961. Este modelo tê-lo-á ajudado a pensar, planear e decidir as táticas militares norte-americanas. Desde então, certamente, inúmeras outras organizações e ideias foram beneficiadas por ele. Consiste em 4 variáveis onde devemos distribuir nossas tarefas pendentes, de acordo com as seguintes categorias:

– importante e urgente;

– importante e não urgente;

– não importante e urgente;

– não importante e não urgente.

Antes de avançarmos para a fase seguinte, convém explicar a diferença entre importante e urgente.

Tarefas importantes: são aquelas que têm consequências diretas sobre os seus resultados e os seus objetivos

Tarefas urgentes: costumam ter prazo e exigem atenção imediata, ou pode haver consequências

Variável 1: importante e urgente

Estas tarefas têm um prazo a ser respeitado e são importantes para a sua vida. FAZER é o lema para este quadrado.

Variável 2: importante e não urgente

São tarefas importantes mas que não tem de fazer já. O truque aqui é o planeamento, para poder fazê-las com calma quando tiver completas as da variável 1.

Variável 3: não importante mas urgente

Às vezes ficamos assoberbados com estas. Claro que um e-mail que lhe pede informação para fechar um negócio, por exemplo, é importante e urgente, mas quando o telefone toca, pressupõe-se que devamos atender (urgente) mas não é necessariamente verdade – o telefonema pode não ser importante e pode vir a ocupar o nosso tempo desnecessariamente. Ou quando somos interrompidos por colegas de trabalho com questões que atrapalham o trabalho. Por isso, estas tarefas devem ser delegadas sempre que possível, e atendidas quando nos asseguramos que não temos nenhum elemento no quadrante 1 por concretizar.

Variável 4: não é importante e não é urgente

Estas tarefas dependerão da sua área de atividade mas podem ser adiadas ou simplesmente… eliminadas da sua lista. Sim, atreva-se! Verá que não faz assim tanta diferença na sua vida!

Por que é tão difícil tomar decisões?

Pesquisas mostram que a tomada de decisão está intrinsecamente ligada à emoção. Por isso, ao escolher alguma coisa em detrimento de outra, parece que está a desistir de algo. Usar uma ferramenta gráfica como a Matriz de Eisenhower ajuda a fazer a triagem das suas tarefas e das decisões que tem que tomar – é uma forma fácil de reduzir a sua carga emocional.

Em que é que esta ferramenta ajuda? Para já, permite-lhe saber por onde deve começar. Há pessoas que tendencialmente começam pelas mais simples, outras pelas mais complexas. Com a Matriz de Eisenhower, define critérios mais objetivos e uma ordem de prioridades que efetivamente põe no topo aquilo que deve ser feito primeiro.

Como esta divisão é muito visual, reduz a ansiedade, e permite-lhe focar-se naquilo que realmente é importante para si e para a sua empresa.

Agora veja como pode efetivamente aplicar esta ferramenta de produtividade no seu dia a dia.

1. Use aplicações

Existem várias aplicações de organização com as quais é possível implementar um modelo da Matriz de Eisenhower, como Evernote, Trello e Asana.

2. Olhe frequentemente para a 2ª variável

Algumas pessoas ficam tão obcecadas com o urgente que nunca tiram tempo para planear as que, não sendo urgentes, não deixam de ser importantes.

3. Atualize a matriz constantemente

Para não perder o fio à meada, vá atualizando prioridades à medida que for desbravando caminho.

4. Pense mais na realização do que na enumeração

Se fizer um planeamento diário ou semanal, foque-se mais em realizar que em fazer listas com um número interminável de obrigações que depois não vai conseguir cumprir, o que o deixará frustrado.

5. Combata a procrastinação

Tente analisar a sua capacidade de executar. Se tiver 6 ou 7 itens em cada quadrante, mas não conseguir fazer nem metade, tem de ser mais realista.

Desta forma, enquanto líder de si próprio ou de uma equipa, também conseguirá gerir as suas necessidades com eficácia e transparência, focando no que realmente pode trazer valor ao seu negócio.

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Miguel Cocco

Sobre

Miguel Cocco

Autor dos best sellers, Mude a sua vida com auto Hipnose e Emagreça com poder da mente.
Miguel Cocco elaborou 2 guias de grande eficiência para a descoberta do nosso potencial interior.

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