As reuniões de trabalho fazem parte das rotinas de qualquer empresa e já todos nós tivemos reuniões ao longo do nosso percurso profissional. O grande problema é que nem todas são tão produtivas quanto seria de esperar e por vezes são mesmo olhadas como tempo perdido. Parecem frequentemente prolongar-se por demasiado tempo e perder-se em pormenores, deixando escapar o essencial. Quantas vezes não ouvimos ou até dizemos: “Mais valia ter ficado à frente do computador a adiantar trabalho!” Seja colaborador, seja líder, tente tornar as suas reuniões de trabalho mais produtivas. Na realidade, quando é bem conduzida, uma reunião pode ser uma excelente ferramenta de trabalho que permite partilhar ideias, resolver problemas, envolver as pessoas e aumentar a eficácia . Mas, para isso, tem de se assegurar que a reunião é conduzida de forma eficaz. Descubra como tornar a suas reuniões mais produtivas. Deixo aqui dez dicas:

1 – Escolha uma boa altura

Tente evitar as reuniões à segunda-feira de manhã, quando todos ainda estão a ambientar-se ao início da semana de trabalho, e na sexta-feira à tarde, quando já está toda a gente com a cabeça no fim de semana. O ideal é não interferir com as rotinas das pessoas, como as horas de almoço ou a hora de saída, pois já ninguém estará concentrado. Segundo o estudo de uma agência americana de serviços de otimização de eventos, o melhor horário para realizar reuniões é às terças-feiras pelas 15h.

2 – Planeie e prepare

Para ser produtiva, uma reunião precisa de planeamento. Tem de saber quais são os temas que precisam de ser discutidos. No início de cada reunião, exponha claramente os objetivos da mesma. Pode até enviar por e-mail a agenda da reunião no dia anterior, para que todos saibam aquilo que se pretende. Se houver material para consultar, envie para lerem antes da reunião, assim toda a gente saberá do que estão a falar. Se todos souberem o que vai ser falado, irão melhor preparados e os assuntos resolver-se-ão mais rapidamente.

3 – Limite os participantes

Convide para a reunião apenas quem faz sentido estar presente. Não vale a pena fazer perder tempo a quem não está diretamente interessado no tema da reunião. Se optar por reuniões com grupos mais pequenos mas de pessoas diretamente envolvidas, até poderá fazer menos reuniões, mas estas serão muito mais produtivas. Quando as reuniões têm muitas pessoas que não estão diretamente envolvidas, alguns tornam-se espectadores e não atores, e isso é de evitar. E se algum participante se desviar muito dos temas principais ou se alongar muito, não hesite em voltar ao guião inicial para não acabar uma reunião de estratégia a trocar receitas de sobremesas.

4 – Pontualidade

Se ficar à espera daqueles que chegam atrasados às reuniões, fará com que as pessoas achem que não vale a pena chegar a horas e terá várias pessoas à espera, sem produzir. Cada vez mais as reuniões irão começar mais tarde e terminar mais tarde. Assegure-se de que toda a gente chega a horas e entrem logo no cerne da questão, sem introduções para socializar nem conversas de café.

5 – Defina objetivos claros e acessíveis

Não vale a pena falarem de forma generalizada sobre cada tema. Partilhem tarefas segundo os pontos fortes de cada um dos elementos da equipa. Assim, chegando à reunião, as tarefas terão sido concretizadas e não continuam suspensas no ar. Para isso, planeie uma ordem de trabalhos, começando pelos temas mais complexos, e cumpra-a. O ideal é enviar essa ordem de trabalhos para os participantes antecipadamente. Nunca deixe os tópicos mais importantes para o fim. Para ter a certeza que os objetivos prioritários são cumpridos, é por eles que deve começar.

6 – Não deixe a reunião torna-se interminável

Tente manter as reuniões o mais breves possível. Uma hora parece ter-se tornado uma predefinição automática, experimente em vez disso organizar reuniões para 30 ou 45 minutos e aproveite o resto do tempo para outras coisas. Tente não desviar o foco do assunto que levou à reunião e não deixar a conversa dispersar para tudo menos o que ali os levou.

7- Envolva toda a gente na discussão

Estimule o diálogo e a discussão para as pessoas não começarem a pensar na lista de compras para o jantar. Quando as pessoas se envolvem, debatem ideias e estreitam laços profissionais, aumentando o sentido de pertença à equipa. Encoraje a participação de todos para não estar sempre a ouvir as mesmas vozes, estimule os mais tímidos. Abra a discussão a todos, mas com algumas regras…

8 – Resolvam discórdias

Quando estão várias pessoas envolvidas num projeto, o mais certo é não se entenderem sobre todos os detalhes. Tente que todas concordem, mesmo que não seja a 100%, para chegar a cada um dos elementos que está de volta da mesa. Pode preparar-se para responder às questões que possam surgir, com bons argumentos, antecipadamente planeados, conseguirá o consenso mais facilmente.

9 – Evite a tecnologia

Já alguma vez esteve numa reunião que se tornou super monótona porque os Power Point passavam de forma mecânica, sem qualquer dinamismo? Da mesma forma, quando os colaboradores têm consigo os tablets, os smartphones ou o computador, perdem o foco da reunião para se concentrar nestes aparelhos. Tente evitar a tecnologia nas reuniões. Na maioria dos casos, só distrai.

10 – Encerre com uma conclusão

No final, certifique-se que todos entenderam a mensagem e distribua novas tarefas. Responsabilize cada um dos elementos. No fim de cada reunião, recapitule de forma sintética as conclusões tiradas, os prazos, as tarefas atribuídas, e se necessário marque já a próxima reunião. Convém fazer sempre um relatório das reuniões, não só para ficar na memória coletiva, mas também porque poderá permitir planear mais pormenorizadamente a seguinte, com base nos temas que foram tratados e/ou deixados em aberto e as tarefas que foram entregues aos participantes.

As reuniões são perfeitas para poder programar trabalho, dividir tarefas e elogiar os colaboradores pelo trabalho feito. Não desperdice esta poderosa ferramenta, tire o melhor partido dela!